Weigering btw-aftrek en boete voor wie niet meespeelt met Peppol

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle facturen tussen btw-plichtige ondernemers. Dit geldt voor alle ondernemers met een btw- of een ondernemingsnummer, en zowel voor de verkoop- als voor de aankoopfacturen. Alleen ondernemers die zijn vrijgesteld volgens artikel 44 (bv. in de medische sector) zijn niet verplicht om via Peppol facturen te verzenden of te ontvangen.

Sancties

Maar wat als je vasthoudt aan je gewoontes en weigert om via Peppol te factureren? Of als jouw leverancier jou na 1 januari 2026 toch nog een klassieke factuur stuurt?

Is zo'n factuur nog juridisch geldig?

Neen: een klassieke factuur in PDF-formaat of op papier voldoet vanaf 01.01.2026 niet meer aan de wettelijke vormvereisten. Dit is een vormfout op het vlak van btw-wetgeving.

Mag ik weigeren om deze factuur te aanvaarden en te betalen?

Ja: je bent als ontvanger niet verplicht een niet-conforme factuur te aanvaarden en je mag de betaling weigeren tot je een correcte factuur ontvangt. Je bent enkel verplicht om een e-factuur te aanvaarden.

Mag deze factuur geboekt worden?

Neen: deze factuur mag niet opgenomen worden in de btw-aangifte en je mag de btw niet recuperen. Een Peppol-factuur is vanaf 1.1.2026 de enige vorm van een geldige factuur.

Boetes en weigering btw-aftrek

Ten eerste kan de btw-administratie jou boetes opleggen wanneer je niet via Peppol factureert of niet in staat bent om Peppol facturen te ontvangen.

• €1.500 bij een eerste overtreding

• €3.000 bij een tweede overtreding

• €5.000 vanaf de derde overtreding

Ten tweede zijn jouw facturen niet meer geldig! Jouw klant kan de btw op jouw facturen niet meer recupereren. En jij kan de btw niet meer recuperen van facturen die jouw leverancier verstuurt buiten het Peppol netwerk. Juridisch gezien kan de btw op een factuur immers alleen gerecupereerd worden wanneer deze conform is. De rechtspraak heeft al meermaals bevestigd dat btw niet aftrekbaar is wanneer de factuur niet voldoet aan de factuurvormvereisten. Onterechte btw-aftrek wordt bovendien bestraft.

Conclusie

Stel niet meer uit! Tot en met 31 december 2025 mogen nog zowel elektronische als papieren facturen worden uitgereikt. Maar vanaf 1.1.2026 is de gestructureerde elektronische factuur de enige factuur die wettelijk conform is. Facturen die op papier of in PDF-formaat worden uitgereikt, geven geen recht op btw-aftrek. Ben je dus niet op tijd klaar, dan riskeer je een boete van de btw-controle, kun je geen btw meer recupereren en zijn jouw verkoopfacturen niet meer juridisch geldig.