Spannende tijden in het verschiet: e-facturatie verplicht vanaf 01.01.2026

01.01.2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor alle handelingen tussen Belgische BTW-plichtigen. De wetswijziging is op 20 februari 2024 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze verplichting kadert in het VIDA-project (VAT in the digital age) met als doel het Europese BTW-stelsel te moderniseren.

De federale overheid heeft gekozen voor het Europese PEPPOL-netwerk. PEPPOL is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Hoewel de algemene verplichting pas op 1 januari 2026 in gaat, is het voor jou als ondernemer aan te raden om nu al de nodige voorbereidingen te treffen om van start te gaan.

E-facturatie is niet hetzelfde als een digitale factuur

E-invoicing betekent dat uitgaande en binnenkomende facturen digitaal opgemaakt, verzonden en ontvangen worden. Wat houdt dat in voor jou als kmo, zelfstandige of freelancer?

Misschien gebruik je vandaag al een facturatieprogramma voor je uitgaande facturen? Of maak jij elke factuur in Word of Excel om ze dan als PDF te mailen naar jouw klant en te uploaden in jouw klantenportaal van de boekhouding?Goede start! Maar, deze 'digitale facturatie' is binnenkort niet meer toegelaten.

Een e-factuur is een elektronische factuur die gemaakt is volgens een vastgelegde structuur in een UBL-formaat. De UBL factuur wordt via het PEPPOL netwerk verstuurd naar de klant én naar de boekhouding. Een PDF bestand heeft deze velden niet. Jij kan de factuur in jouw facturatieportaal wel nog zien en downloaden als PDF.

Waarom verplicht de EU dit?

Initiatieven zoals e-facturering en e-rapportage zijn bedoeld om de financiële processen te automatiseren en transparanter te maken. Voor de overheid is elektronische facturatie vooral een sterk wapen in de strijd tegen btw-fraude want in de toekomst komt er waarschijnlijk ook een verplichting voor e-rapportering.

Voordeel voor jouw onderneming

Deze verplichting schrikt je misschien in eerste instantie af, maar ze betekent voor jouw onderneming tegelijk een grote stap vooruit in de digitalisering en modernisering van jouw administratie.

• je kan vlot facturen maken: je hebt minder handmatige handelingen en er is dus minder kans op fouten

• je verstuurt jouw B2B facturen meteen via PEPPOL naar de klant én op hetzelfde moment naar je boekhoudportaal: geen stress meer op het einde van het kwartaal om je documenten aan te leveren

• ook jouw aankoopfacturen komen via PEPPOL rechtstreeks in jouw klantenportaal en je kan ze van hieruit direct betalen

• je hebt op elk moment en overal een overzichtelijk archief van jouw facturen

• jouw klanten kunnen via hun portaal jouw facturen ook meteen betalen: jouw cashflow zal dus verbeteren

Welk e-invoicing pakket past bij jou?

01.01.2026 zal er snel zijn: je hebt nog 4 kwartalen om je voor te bereiden. Begin dus nog vandaag! Er zijn heel wat tools op de markt om e-facturatie toe te passen maar je houdt best rekening met een makkelijke koppeling met het boekhoudpakket. Wij werken met ons eigen portaal My B Account dat ondersteund wordt door Billit en Exact Online. Je kan werken in een portaal óf in de app op je smartphone.

Uitzondering: art.44

Als je vrijgesteld bent van BTW (art.44), zul je niet verplicht worden tot e-invoicing. Er is namelijk geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld  door artikel 44 van het BTW-Wetboek.

Ondernemingen die vallen onder de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen zijn wel BTW-plichtig en worden wel verplicht om e-facturen te verzenden en ontvangen.

E-invoicing gaat enkel over facturen. Bonnetjes zul je nog steeds moeten fotograferen/scannen naar je boekhoudsoftware.