Sinds 1 januari 2023 moet je alle boekhoudkundige documenten 10 jaar bewaren: gedurende 10 jaren (of 10 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben. Voordien was dit zeven jaar.
Maar hoe zit het met elektronische documenten?
Elektronisch archief
Nu we bijna volledig met een digitale boekhouding werken, komt steeds vaker de vraag: wat is een geldig elektronisch archief en hoelang moet ik mijn digitale facturen bewaren?
Termijn
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet je voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren. Deze termijn loopt vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking.
Hoe bewaar ik digitale facturen?
Je mag facturen facturen bewaren in het oorspronkelijke formaat. De manier van bewaren moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Je mag ze dus achteraf niet meer kunnen manipuleren.
Facturen in emails of op een website van een leverancier moet je downloaden en bewaren. Een mail met een link naar een factuur volstaat niet. Je mag uiteraard wel de mail bewaren als extra bewijs van herkomst van de factuur.
Tips:
wij werken met een digitaal boekhoudpakket. Vraag toegang tot jouw klantenportaal en je krijgt meteen toegang tot een wettelijk digitaal archief van al jouw aan- en verkoopfacturen.
vraag jouw leveranciers om facturen digitaal te sturen. Doe dit zelf ook voor je verkoopfacturen.
ontvang je facturen op papier? Scan ze in en bewaar ze digitaal door ze meteen door te sturen naar jouw klantenportaal
facturen die je ontvangt per mail of downloadt bij je leverancier stuur je ook meteen naar je klantenportaal
werk je nog graag met een archief op jouw pc / via externe back-up / via cloud-computing? Sla dan alle boekhoudkundig documenten op in .PDF formaat om ze daar te bewaren.