top of page
Zoeken
  • Foto van schrijverB Account

Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren?


Op 1 januari 2023 werd de wettelijke bewaringstermijn voor boeken en stukken gewijzigd (wet van 20/11/2022).


Facturen en kopieën van facturen moeten gedurende 10 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari volgend op de datum van uitreiking en op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben (voordien was dit 7 jaar). En dit zowel door degene die de facturen heeft ontvangen als door degene die de facturen heeft uitgereikt.


De bewaringstermijn van tien jaar is van toepassing op:

  1. de facturen en kopieën van facturen, zijnde:

    1. de kopieën van facturen die de belastingplichtige heeft uitgereikt, of die door zijn afnemer of verkrijger zijn uitgereikt, of die in zijn naam en voor zijn rekening zijn uitgereikt door een derde

    2. de door een belastingplichtige, een niet-belastingplichtige rechtspersoon of particulier ontvangen facturen

  2. de boeken en andere stukken waarvan de btw-wetgeving het houden, het opstellen of het uitreiken ervan voorschrijft (te bewaren door belastingplichtigen en niet-belastingplichtigen)

  3. alle andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid (te bewaren door belastingplichtigen en door niet-belastingplichtige rechtspersonen)

  4. de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma’s en de uitbating van geïnformatiseerde systemen (te bewaren door belastingplichtigen en door niet-belastingplichtige rechtspersonen).


Hoe zit het met elektronische documenten?


Elektronisch archief

Deze bewaringstermijn geldt zonder onderscheid voor zowel papieren als gedigitaliseerde boeken en stukken.


Je mag facturen facturen bewaren in het oorspronkelijke formaat. De manier van bewaren moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Je mag ze dus achteraf niet meer kunnen manipuleren. Facturen in emails of op een website van een leverancier moet je downloaden en bewaren. Een mail met een link naar een factuur volstaat niet. Je mag uiteraard wel de mail bewaren als extra bewijs van herkomst van de factuur.


Vanaf 1 januari 2026 ben je verplicht om jouw facturen te bezorgen en ontvangen via PEPPOL (e-invoicing). Je klantenportaal van de boekhouding of je facturatieprogramma kan dan dienen als jouw digitaal archief.


Tips:
  • wij werken met een digitaal boekhoudpakket. Vraag toegang tot jouw klantenportaal en je krijgt meteen toegang tot een wettelijk digitaal archief. Hier kun je aan-, verkoopfacturen en diverse documenten bewaren.

  • vraag jouw leveranciers om facturen digitaal te sturen en stuur ze meteen door naar jouw portaal. Doe dit zelf ook voor je verkoopfacturen. Vanaf 1 januari 2026 is dit trouwens verplicht (e-facturatie).

  • ontvang je nog facturen op papier? Scan ze in en stuur ze meteen door naar jouw klantenportaal

Afwijkende bewaringstermijn

Volledigheidshalve wordt ook gewezen op het bestaan van een afwijkende bewaringstermijn van:

  • vijftien jaar voor de boeken en stukken die verband houden met een door de belastingplichtige verrichte aftrek van belasting geheven op onroerende bedrijfsmiddelen

  • vijfentwintig jaar voor de boeken en stukken die verband houden met de door de belastingplichtige verrichte aftrek van de belasting geheven op gebouwen en delen van gebouwen die verhuurd worden onder de voorwaarden van artikel 44, §3, 2°, d) van het Btw-Wetboek (m.b.t. de optionele verhuur met btw)

61 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

Comments


bottom of page