Spannende tijden in het verschiet: e-invoicing verplicht vanaf 2024
In 2024 wordt e-invoicing verplicht voor Belgische ondernemingen. E-invoicing is een grootschalig project van de EU. Concreet betekent dit dat uitgaande en binnenkomende facturen digitaal opgemaakt, verzonden en ontvangen worden. Wat houdt dat in voor jou als kmo, zelfstandige of freelancer?
Elektronisch factureren is niet hetzelfde als een digitale factuur
Jij maakt de facturen van jouw onderneming in Word of Excel, bewaart ze als PDF, verstuurt ze via mail naar jouw klant en plaatst ze in jouw klantenportaal van de boekhouding. Goede start! Maar, deze vorm va
Digitaal factureren is niet hetzelfde als e-facturatie.
E-invoicing zijn elektronische facturen volgens een vastgelegde structuur met velden die moeten voldoen aan de zogenaamde UBL (Universal Business Language) normen. De UBL factuur wordt via het PEPPOL netwerk verstuurd naar de klant. Een PDF bestand heeft deze velden niet. De bedoeling van al die velden is om de e-invoice snel en foutloos te laten inlezen door een boekhoudprogramma.
voorbeeld van een UBL factuur
Waarom verplicht de EU dit?
Initiatieven zoals e-facturering en e-rapportage zijn bedoeld om de financiële transacties te stroomlijnen en transparanter te maken. Door bedrijven te verplichten facturen en financiële verslagen elektronisch te genereren en in te dienen, zullen fouten geminimaliseerd worden, fraude zal verminderen en de efficiëntie van financiële transacties zal bevorderd worden.
Voordeel voor jouw onderneming
je kan meerdere facturen ineens maken en hoeft geen word- of excel bestanden te kopiëren. Er is dus minder kans op fouten
je verstuurt jouw B2B facturen meteen via PEPPOL naar de klant
je hoeft geen facturen meer te bezorgen aan je boekhouder
jouw aankoopfacturen komen via PEPPOL rechtstreeks in jouw klantenportaal van de boekhouding.
je hebt steeds een overzichtelijk digitaal archief in jouw klantenportaal
je kan facturen rechtstreeks betalen vanuit jouw klantenportaal
Timing
Voor grote bedrijven (omzet tussen 7 en 9 miljoen euro) wordt dit uitgerold in 2024. Alle andere BTW-plichtige ondernemingen zijn vanaf 1 juli 2025 verplicht om aan e-invoicing te doen voor hun B2B facturen. Voor facturen aan particulieren en VZW's wordt dit niet verplicht, het PEPPOL netwerk is voorbehouden voor ondernemingen met een BTW-nummer. Vanaf 2028 moeten ook de niet-BTW-plichtige ondernemingen e-facturatie toepassen.
Vanaf 1 januari 2024 is elke onderneming in België bovendien verplicht om e-invoices te kunnen ontvangen en aanvaarden: men mag geen papieren factuur meer eisen als deze digitaal wordt aangeboden.
Wacht echter niet tot 2025 om hiermee van start te gaan. Overschakelen naar e-invoicing vóór 2025 is een slimme strategische zet.
Welk e-invoicing programma past bij jou?
Er zijn heel wat tools op de markt om e-facturatie toe te passen. Wij zullen jou op tijd informeren welk programma past bij jouw onderneming. Voorbeelden zijn de module 'verkoopfacturen' in Exact Online, OkiOki en eenvoudigfactureren.be .